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Uso Correto do
E-mail
Muitas
pessoas não sabem utilizar o E-mail. A afirmação pode até
soar um tanto estranha, já que a ferramenta tornou-se uma
forma tradicional de troca de mensagens tanto profissionais
quanto pessoais. O que poucas pessoas sabem, entretanto,
é usar o E-mail de maneira a retirar dele o maior proveito
possível, não importa para qual finalidade.
O pior
erro cometido pelos usuários, e ao mesmo tempo um dos mais
comuns, é mandar arquivos gigantescos anexos às mensagens.
Não se deve enviar imagens em formato diferente de GIF ou
JPEG. No caso de arquivos de texto, escritos em Word, Excel
ou PowerPoint, com mais de 1 MB, estes devem ser compactados
em formato ZIP.
Quando
uma mensagem volta, o provedor sempre envia uma explicação.
O endereço não foi encontrado, a caixa de mensagens do provedor
está lotada etc. Serviços de E-mail gratuitos geralmente
colocam à disposição dos usuários pouco espaço e, mesmo
em grandes corporações, a capacidade das contas varia entre
10 e 20 MB. Não adianta o usuário acreditar que o fato de
enviar um E-mail garante que ele será entregue. É preciso
prestar atenção para detectar quando aconteceu um erro e
saná-lo o mais depressa possível.
Se arquivos
pesados não agradam a ninguém, não é necessário lembrar
que enviar piadas ou textos de auto-ajuda é atingir o ápice
da inconveniência. Em primeiro lugar, poucas são as pessoas
que gostam de receber tal tipo de lixo virtual, portanto
as mensagens não devem ser encaminhadas para qualquer pessoa,
principalmente em E-mails profissionais.
Da mesma
maneira, evite tratar de assuntos profissionais, que requerem
mais agilidade na reposta, em E-mails pessoais. É impossível
exigir qualquer prontidão de um profissional que recebeu
uma ordem no E-mail que só é aberto aos finais de semana.
E em muitas corporações, por motivos de segurança, são bloqueados
os acessos às contas de E-mails pessoais. O ideal é procurar
o endereço da conta empresarial.
Algumas
gafes imperdoáveis muitas vezes são fruto de total falta
de atenção. Ao mandar uma mensagem para mais de uma pessoa
através dos recursos CC, em que todos podem visualizar a
lista de destinatários, ou Bcc, em que os destinatários
ficam ocultos, é preciso escolher bem qual opção será utilizada
para evitar problemas. Um deles é a divulgação de E-mails
para muitas pessoas, que às vezes nem se conhecem, ou por
qualquer razão são concorrentes. Para assuntos que envolvem
pessoas de uma mesma equipe ou grupo, o recurso Bcc pode
não ser necessário e até mesmo atrapalhar a comunicação.
Prestar
atenção no estilo do texto e em sua diagramação são mais
do que simples particularidades, pois ajudam a causar uma
boa ou má impressão em quem recebe o E-mail. Utilizar maiúsculo
em uma frase ou palavra nem sempre ajuda a ressaltá-la,
ao contrário, pode fazer o leitor acreditar que aquilo foi
um grito. Ou seja, quando não se quer "gritar", a caixa
alta deve permanecer apenas no início das orações e nomes
próprios.
É aconselhável
enviar a resposta de qualquer mensagem junto com o histórico.
Para isso, basta apertar o botão de Reply ou Resposta na
tela do computador. Além de absolutamente desnecessária,
a criação de uma nova mensagem para responder um e-
Mail
anterior provoca a perda de toda a comunicação anterior,
deixando o destinatário no mínimo confuso.
Preencher
o campo específico do assunto é uma forma de avisar sobre
o que será discutido na mensagem. Muitas vezes as pessoas
têm outros problemas para resolver e tal atitude permite
uma decisão rápida sobre o que é primordial e o que pode
ser deixado para mais tarde. No texto, evite usar expressões
chulas, gírias, abreviações ou exigir atitudes através de
um "aguardo retorno urgente" . O indicado é empregar uma
linguagem correta, sem rebuscamento demais ou frases
que, de tão mal escritas, ficam ininteligíveis.
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